1      Allgemeines

Das Führen eines Fahrtenbuchs dient dazu, den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung eines (dienstlichen) Fahrzeugs schlüssig nachzuweisen. Auf Grundlage der Aufzeichnungen kann ein individueller geldwerter Vorteil ermittelt werden, so dass die pauschale Besteuerung nach der sogenannten 1%-Regelung nicht zur Anwendung kommt.

Bei Letzterer ist die Steuer meist wesentlich höher, weil monatlich 1 % des Brutto-Inlandslistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt wird. Hinzu kommen als Wertansatz für die Nutzung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte monatlich 0,03 % des Brutto-Inlandslistenpreises je Entfernungskilometer (vgl. Kapitel 5).

Der private Nutzungswert ist derjenige Anteil an den Gesamtkosten des Kfz, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Die Gesamtkosten sind als Summe der Nettoaufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer zu ermitteln. Die Abschreibungen (AfA) gehören immer hierzu. Diesen sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich Umsatzsteuer zugrunde zu legen.

Aus Fahrleistung und Gesamtkosten ergibt sich der Aufwand je Kilometer. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die Privatfahrten, zu denen auch die Fahrten zur Arbeitsstätte gehören. Dabei werden sämtliche Kosten mit dem Bruttowert angesetzt, auch die AfA für den Pkw.

Beispiel Die Pkw-Kosten betragen brutto 10.500 € inklusive AfA. Im Jahr werden 45.000 km gefahren, davon 3.000 km privat und 12.000 km für Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Wagens beträgt 35.000 €, die Entfernung zum Büro 25 km.

Ansatz nach der Fahrtenbuchmethode: Kosten pro km (10.500 € / 45.000 km)                    0,23 € Geldwerter Vorteil (15.000 km x 0,23 €)               3.450 €

Ansatz nach der 1%-Methode: Privatfahrten (35.000 € x 1 %) x 12 Monate         4.200 € Fahrten zur Arbeit (35.000 € x 0,03 % x 25 km) x 12 Monate             3.150 € Lohnsteuerpflichtiger Sachbezug                        7.350 € Das Fahrtenbuch halbiert die steuerliche Belastung fast.

Am Ende des Jahres kann man so über das Verhältnis der privaten zu den geschäftlich gefahrenen Kilometern erkennen, wie hoch der prozentuale Anteil der privat bedingten Kfz-Kosten ist.

2      Formale Anforderungen

Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn die Aufzeichnungen zeitnah und lückenlos erfolgen, schlüssig sind und ihre Änderung im Nachhinein ausgeschlossen werden kann.

Die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken sind gesondert und laufend nachzuweisen.

Des Weiteren müssen die Kosten für Kraftstoff, Parkgebühren, Kfz-Reparaturen und andere Aufwendungen, welche das Fahrzeug betreffen, angegeben werden. Dagegen rechnen beispielsweise Straßenbenutzungsgebühren oder Unfallkosten nicht zu den Gesamtkosten. Sämtliche Kosten müssen separat aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden.

Dabei müssen sich alle Angaben aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen und die Einträge jeweils ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hinreichend gewährleisten und auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Wer sich für die Führung eines Fahrtenbuchs entscheidet, muss damit am ersten Tag des Geschäftsjahrs (in der Regel entsprich dieses dem Kalenderjahr) beginnen und dies über das gesamte Geschäftsjahr fortführen. Diese Methode kann also nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.

2.1     Zeitnahe Aufzeichnungen

Der Nachweis des Verhältnisses von dienstlichen zu privaten Fahrten setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch eine zeitnahe Führung voraus. Dies ist nicht mehr der Fall, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln und dem Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen sollten.

Es empfiehlt sich daher, die Aufzeichnungen am besten sofort nach Fahrtende, zumindest jedoch am Ende eines Tages vorzunehmen.

2.2     Vollständige Aufzeichnungen

Aus den Aufzeichnungen müssen sich die gefahrenen Kilometer ohne Unterbrechung der beruflichen oder privaten Nutzung zuordnen lassen. Dazu sind bei dienstlichen Fahrten folgende Angaben notwendig:

• Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt,
• Reiseziel und -zweck sowie die Route bei Umwegen,
• aufgesuchte Geschäftspartner,
• Motiv der dienstlichen Fahrt, z.B. Kundenbesuch,
• Ortsangabe, aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt.
• Enthält eine dienstliche Fahrt auch private Ziele, ist der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen.
• Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben.
• Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit reicht wegen der Wiederholung jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
• Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind.

Allein die Fahrtenbuchführung ist noch keine Ausübung des Wahlrechts in die eine oder andere Richtung. Sie können sich also für die günstigere der beiden Berechnungsmethoden erst nach Silvester entscheiden und dieses Ergebnis dann zusammen mit der Steuererklärung dem zuständigen Finanzamt melden.

Hinweis Gehören Sie einem Berufsstand an, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist? Sind Sie vielleicht Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater, Arzt, Journalist oder Hebamme? Dann müssen Sie gleichwohl die entsprechenden Angaben im Fahrtenbuch vornehmen. Bei Angehörigen freier Berufe, die einer Schweigepflicht unterliegen, reicht im Fahrtenbuch die Angabe „Mandanten- bzw. Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn deren Name und Adresse in einem getrennt vom Fahrtenbuch geführten Verzeichnis festgehalten wird.

Die gewählte Methode – 1%-Methode oder Fahrtenbuchmethode – gilt sowohl für die Ermittlung des Privatanteils als auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Für alle Fahrten kommt einheitlich entweder die eine oder andere Alternative in Betracht. Dabei kann das Wahlrecht für jedes einzelne Kfz gesondert ausgeübt werden.

Ein Wechsel ist nur von Jahr zu Jahr möglich. Bei einem Fahrzeugwechsel lässt die Finanzverwaltung ein Umsteigen auf die jeweils andere Methode aber auch innerhalb des Jahres zu.

2.3     Geschlossene Form

Da nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen ausgeschlossen bzw. zumindest deutlich erkennbar sein müssen, ist die Führung des Fahrtenbuchs in geschlossener Form erforderlich. Dies bedeutet, dass eine Sammlung loser Zettel, die die Aufzeichnungen enthalten, den Anforderungen nicht genügt.

Wird ein Fahrtenbuch elektronisch geführt, muss auch hier ausgeschlossen sein, dass Einträge im Nachhinein ohne Dokumentation verändert werden. Ein Fahrtenbuch, welches mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) geführt wird, erfüllt diese Anforderung nicht.

3      Fehlerfolgen

Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, kommt nachträglich die 1%-Methode zur Anwendung. Die Mühen des Jahres waren umsonst und führen auch noch zu höheren Steuern.

Die häufigsten Fehler, die Betriebsprüfer beanstanden, sind folgende:

• Die Aufzeichnungen erfolgen nicht zeitnah, was durch ein über längere Zeit einheitliches Schriftbild auffällt.
• Die Angaben sind unschlüssig. Dafür sprechen beispielsweise abweichende Kilometerstände im Fahrtenbuch und auf den Werkstattrechnungen oder differierende Ortsangaben laut Tankquittung und Eintrag. Fällt dies mehrfach im Jahr auf, wird die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs bezweifelt.
• Bei EDV-Aufzeichnungen ist eine Änderung der Daten im Nachhinein nicht ausgeschlossen, weil ein PC-Tabellenkalkulationsprogramm verwendet wird.

Hinweis Kleine inhaltliche Unregelmäßigkeiten müssen dabei noch nicht schädlich sein; das Fahrtenbuch kann – ebenso wie eine Buchführung – trotz einiger formeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß eingestuft werden.

Sind jedoch gleich mehrere Angaben unplausibel und ergeben sich viele Widersprüche zwischen den Eintragungen und den Belegen, legen Finanzbeamte – insbesondere Betriebs- und Lohnsteuer-Außenprüfer – es der Besteuerung nicht mehr zugrunde.

4      Wann ist welche Methode günstiger?

Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich günstig, wenn

• die Privatfahrten oder die Gesamtfahrleistung gering sind,
• der Listenpreis des Wagens inklusive der Sonderausstattung hoch ist,
• die Firma den Wagen mit hohem Rabatt erworben hat,
• der Pkw bereits abgeschrieben ist,
• ein Gebrauchtfahrzeug gefahren wird,
• die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit weit ist oder
• ein Unternehmer mehrere Pkw im Betriebsvermögen hält.

Der nach dem Listenpreis berechnete geldwerte Vorteil ist hingegen geringer, wenn

• der Wagen viel oder ausschließlich privat gefahren wird,
• der Pkw preiswert ist oder
• die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit gering ausfällt.

Hinweis Verlangt der Arbeitgeber für einen Firmenwagen ein Entgelt, mindert dies den geldwerten Vorteil, maximal jedoch auf 0 €. Dies ist besonders negativ, wenn Sie einen Zuschuss zum Pkw-Erwerb leisten sollen. Übersteigt Ihr Zuschuss den geldwerten Vorteil im Kaufjahr, geht der übersteigende Betrag allerdings nicht verloren. Er kann ins Folgejahr übertragen werden.

5      Aktuelle Änderung bringt Erleichterungen

Dürfen Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch fürs Pendeln zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen, wird ein zusätzlicher geldwerter Vorteil berücksichtigt. Bei der Listenpreismethode sind das pro Entfernungskilometer und Monat 0,03 % des Autopreises. Dieser Zuschlag ist ein fester Monatsbetrag, unabhängig davon, wie oft das Fahrzeug tatsächlich für Fahrten von der Wohnung zur Arbeit genutzt wird. Er entsteht deshalb auch, wenn das Fahrzeug nicht den ganzen Monat überlassen wird, der Arbeitnehmer wegen Urlaub oder Krankheit nicht den vollen Monat damit fährt oder wegen häufiger Außendiensttermine oder vieler Dienstreisen den Betrieb nur gelegentlich aufsucht. Bislang wurde in solchen Fällen oftmals ein Fahrtenbuch geführt.

Dies kann aufgrund der aktuell geänderten Verwaltungsauffassung in vielen Fällen entfallen, und Betroffene können eine günstigere Rechnung verwenden: Die 0,03%-Regel bei der Listenpreismethode geht von der pauschalen Annahme aus, dass der Pkw an 180 Tagen jährlich oder durchschnittlich an 15 Tagen monatlich genutzt wird. Ist dies seltener der Fall, kann man den geldwerten Vorteil nun auch durch eine sogenannte Einzelbewertung ermitteln. Dabei ist für die einzelne Fahrt jeder Entfernungskilometer mit 0,002 % des Listenpreises zu bewerten, so dass sich der Vorteil nach den tatsächlich durchgeführten Strecken bemisst.

Hinweis Grundlegend verbessert sich dadurch die steuerliche Situation für Arbeitnehmer, die mit dem Firmenwagen durchschnittlich an weniger als 15 Tagen im Monat von der Wohnung zur Arbeit pendeln. Sie können dies in allen noch offenen Einkommensteuerfällen bis 2010 nutzen, indem sie eine entsprechende Berechnung beantragen. Für das Jahr 2011 und die Folgezeit gelingt das entweder sofort über den Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber oder anschließend über die Steuererklärung für 2011.