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Jan 05

Führung eines Fahrtenbuches – Haken und Öhsen auch bei elektronischen Fahrtenbücher

Zum Thema Fahrtenbuch scheint nun fast alles gesagt zu sein. Jedoch kommen immer mehr elektronische Fahrtenbücher zum Einsatz bei denen jedoch die gleichen Anforderungen gelten wie für die von handgeführten Fahrtenbücher. Vor allen Dingen das Thema der maschinellen lesbar Machung bei einer Betriebsprüfung und die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren in digitaler Form bedürfen besonderer Beachtung. Sollten Sie also ein digitales Fahrtenbuch führen, dann beachten Sie insbesondere die Punkte 4.4 fortfolgende dieses Merkblattes.

 

MerkblattFührung eines Fahrtenbuchs
 
Inhalt
1    Allgemeines1.1 Berechnung nach der 1-%-Listenpreismethode2    Fahrtenbuchregelung

2.1 Gesamtkosten

2.2 Außergewöhnliche Aufwendungen

3    Berechnung

3.1 Verfahren beim Lohnsteuerabzug

4    Formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch

4.1 Zeitnahe Aufzeichnungen

4.2 Vollständige Aufzeichnungen

4.3 Geschlossene Form

4.4 Elektronisches Fahrtenbuch

5    Sonstige Hinweise5.1 Betriebliche und private Kfz-Nutzung5.2 Wann ist welche Methode günstiger?

6    Fehlerfolgen

7    Checkliste: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

8    Umsatzsteuer

8.1 Überlassung an Mitarbeiter

8.2 Private Kfz-Nutzung

9    Beispiel für ein Fahrtenbuch

 

1      Allgemeines

Die private Nutzung eines dienstlichen Pkw muss steuerlich erfasst werden. Als Unternehmer bzw. Freiberufler müssen Sie den Gewinn um den Wert der Privatnutzung erhöhen. Sofern Ihnen als Arbeitnehmer ein Fahrzeug im Rahmen des Dienstverhältnisses zur Verfügung gestellt wird, welches Sie auch privat nutzen dürfen, wird der Nutzungswert der privaten Fahrten als zusätzliche Vergütung im Rahmen der Gehaltsabrechnungen erfasst.

Grundsätzlich wird der private Nutzungsanteil mit 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs bei seiner Erstzulassung bewertet. Wenn Sie jedoch ein Fahrtenbuch führen, können Sie den beruflichen Anteil exakt bestimmen. In diesem Merkblatt wird erläutert, welche Vorgaben Sie beachten müssen, damit die Aufzeichnungen von der Finanzverwaltung anerkannt werden.

1.1    Berechnung nach der 1-%-Listenpreismethode

Bei der 1-%-Regelung wird der Wert der privaten Nutzung in jedem Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen und einschließlich Umsatzsteuer angesetzt.

Berechnungsbeispiel

Abzustellen ist auf den inländischen Bruttolistenpreis bei Erstzulassung.

 

Unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers

+   Sonderausstattungen (Klimaanlage, Radio, Navigationsgerät, Diebstahlsicherung), sofern diese bei der Erstzulassung bereits vorhanden sind. Der nachträgliche Einbau – beispielsweise einer Gasanlage – muss nicht mehr dazu gerechnet werden.

–   Autotelefon, Zusatzreifen, Felgen, Überführungs- und Zulassungskosten

–   Bei Elektro- und extern aufladbaren Hybridelektrofahrzeugen ist der im Listenpreis enthaltene Wert für das Batteriesystem herauszurechnen.

+   Gesetzliche Umsatzsteuer

 =   Maßgeblicher Listenpreis, abgerundet auf volle 100 €

Bei der Versteuerung nach dem Bruttolistenpreis spielt es keine Rolle, ob es beim Kauf einen hohen Rabatt gab, ein gebrauchtes Fahrzeug gekauft oder ob die Vorsteuer geltend gemacht wurde.

Insbesondere bei älteren und damit schon fast abgeschriebenen Fahrzeugen kann der Betrag für die Privatnutzung höher ausfallen als die tatsächlich entstandenen Kfz-Kosten. Dann ist die Gewinnkorrektur auf die tatsächlich gebuchten Betriebsausgaben begrenzt (sogenannte Kostendeckelung).

Wenn Sie Unternehmer, Freiberufler, Landwirt oder Gesellschafter einer KG, OHG oder GbR sind, dürfen Sie – im Gegensatz zu Angestellten – die 1-%-Regel nur bei Fahrzeugen mit überwiegend betrieblicher Nutzung verwenden. Dieser mehr als 50%ige Anteil der betrieblichen Fahrten muss von Ihnen nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden. Dafür ist nicht zwingend ein Fahrtenbuch notwendig. Sie als Selbständiger können den Nachweis über den Umfang der betrieblichen Fahrten in jeder geeigneten Form glaubhaft machen, etwa durch Eintragungen im Terminkalender, die Zusammenstellung gefahrener Kilometer zu Kunden, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Bei diesem Nachweis zählen die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb zu den betrieblichen Fahrten.

Beispiel

Wenn Sie beispielsweise im Zeitraum von September bis November ein Fahrtenbuch führen und sich daraus ein beruflicher Anteil von mindestens 50 % inklusive der Strecken zur Wohnung ergibt, hat sich diese Mühe auch auf Dauer gelohnt. Denn die Tatsache, dass das Kfz zu mindestens der Hälfte beruflich genutzt wird, wird auch für die Folgejahre unterstellt.

Bei Berufsgruppen wie Handelsvertreter, Taxi- und Transportfahrer und Mitarbeiter im Außendienst mit typischer Reisetätigkeit wird die überwiegend dienstliche Nutzung unterstellt.

2      Fahrtenbuchregelung

Durch die Führung eines Fahrtenbuchs wird die Zuordnung der Fahrten mit dem Kraftfahrzeug zum betrieblichen Bereich dokumentiert. Es muss fortlaufend das ganze Jahr über geführt werden, damit der Anteil der beruflichen zu den privaten Fahrten eindeutig rechnerisch ermittelt werden kann. Allein die Fahrtenbuchführung ist noch keine Ausübung des Wahlrechts zwischen der 1-%-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode. Sie müssen sich also erst im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses oder der Steuererklärung für die günstigere der beiden Berechnungsmethoden entscheiden und deren Ergebnis berücksichtigen.

Die gewählte Methode gilt sowohl für die Ermittlung des Privatanteils als auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Für alle Fahrten kommt einheitlich entweder die eine oder andere Alternative in Betracht. Dabei kann das Wahlrecht für jedes einzelne Kfz gesondert ausgeübt werden. Ein Wechsel ist nur von Jahr zu Jahr möglich. Bei einem Fahrzeugwechsel lässt die Finanzverwaltung ein Umsteigen auf die jeweils andere Methode aber auch innerhalb des Jahres zu.

2.1    Gesamtkosten

Wenn in Ihrem Betrieb mehrere Kraftfahrzeuge genutzt werden, müssen Sie die Aufwendungen von Fahrzeugen, deren private Nutzung mittels Fahrtenbuch ermittelt wird, gesondert erfassen. Dieses kann im Rahmen der Buchführung dadurch geschehen,

  • dass für jedes Fahrzeug und dessen Aufwendungen gesonderte Konten geführt werden,
  • dass im Rahmen einer Kostenstellenrechnung jedes Fahrzeug eine eigene Kostenstelle erhält, oder
  • dass die Belege gesondert kopiert oder abgelegt werden.

Die Gesamtkosten eines Kfz sind die Aufwendungen, die unmittelbar mit dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs anfallen und die im Zusammenhang mit der Nutzung typischerweise entstehen. Das sind die Kosten für Kraftstoff (Benzin, Diesel, Öl), Ersatzteile und Zubehör (z.B. Winterreifen), Wartungs- und Reparaturkosten, Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung sowie die Garagenmiete. Leasingraten sind mit den gezahlten Beträgen zu erfassen. Bei angeschafften Fahrzeugen sind die Anschaffungskosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen (Abschreibung). Zur Bemessungsgrundlage für die Abschreibung zählen auch die Aufwendungen für die Sonderausstattung des Fahrzeugs (z.B. Navigationssystem).

Hinweis

Bei einem Elektro- oder Hybridfahrzeug können die Anschaffungskosten um die darin enthaltenen Kosten für das Batteriesystem gekürzt werden, Bei einem Leasingfahrzeug sind die entsprechenden Kosten aus den Leasingraten herauszurechnen.

2.2    Außergewöhnliche Aufwendungen

Außergewöhnliche Fahrzeugkosten sind vorab entweder der beruflichen oder der privaten Nutzung zuzurechnen. Dazu zählen insbesondere Unfallkosten oder Straßenbenutzungsgebühren.

3      Berechnung

Aus Fahrleistung und Gesamtkosten ergibt sich der Aufwand je Kilometer. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die Privatfahrten. Da die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- bzw. Betriebsstätte einheitlich mit der Entfernungspauschale von 0,30 € je Entfernungskilometer (ein Weg) zu berücksichtigen sind, werden diese Fahrten im Rahmen des Fahrtenbuchs den Privatfahrten zugerechnet. Gleiches gilt für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Beispiel

Die Pkw-Kosten betragen brutto 10.500 € inklusive Abschreibungen. Im Jahr werden 45.000 km gefahren, davon 3.000 km privat und 12.000 km für Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Wagens beträgt 35.000 €, die Entfernung zum Büro 25 km.

Ansatz nach der Fahrtenbuchmethode:

Kosten pro km (10.500 € / 45.000 km)                      0,23 €
Nicht betriebliche Kosten
(15.000 km x 0,23 €)                                              3.450 €

Entfernungspauschale 6.000 km x 0,30 €             – 1.800 €
effektiver privater Kostenanteil                             1.650 €

Ansatz nach der 1-%-Methode:

Privatfahrten (35.000 € x 1 %) x 12 Monate             4.200 €
Fahrten zur Arbeit
(35.000 € x 0,03 % x 25 km) x 12 Monate                3.150 €
Lohnsteuerpflichtiger Sachbezug                            7.350 €
Entfernungspauschale 6.000 km x 0,30 €             – 1.800 €
effektiver privater Kostenanteil                             5.550 €

Unter Punkt 5.2 haben wir Ihnen einen Überblick zusammengestellt, unter welchen Bedingungen die Fahrtenbuchmethode oder die pauschale 1-%-Regelung für Sie günstiger ist.

3.1    Verfahren beim Lohnsteuerabzug

Sofern bei Ihnen als Arbeitnehmer Ihr Arbeitgeber die Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung aus Vereinfachungsgründen aufgrund der pauschalen 1-%-Listen­preisregelung vornimmt, können Sie den mittels Fahrtenbuch ermittelten geringeren geldwerten Vorteil im Rahmen ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung steuermindernd berücksichtigen lassen.

Zulässig ist auch die Berücksichtigung eines Freibetrags bei den elektronischen Steuerabzugsmerkmalen, so dass sich der Vorteil aus der Führung des Fahrtenbuchs unmittelbar durch einen geringeren Lohnsteuerabzug auswirkt. Sie müssen wie folgt vorgehen:

  1. Sie als Arbeitnehmer führen während des Jahres ein Fahrtenbuch und ermitteln die Kosten je Kilometer.
  2. Der Arbeitgeber bescheinigt Ihnen, dass die private Nutzung des Fahrzeugs bei den jeweiligen Lohnsteuerabrechnungen pauschal über die 1-%-Regelung vorgenommen wird.
  3. Die Differenz zwischen beiden Werten wird als Freibetrag bei den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen und mindert den zu hohen Lohnsteuerabzug.

4      Formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn die Aufzeichnungen zeitnah und lückenlos erfolgen. Sie müssen schlüssig und Änderungen im Nachhinein ausgeschlossen sein.

Alle Fahrten müssen Sie aufzeichnen und als dienstlich oder privat veranlasst kennzeichnen.

Grundsätzlich müssen sich alle Angaben aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Die Einträge müssen jeweils ihre Vollständigkeit und Richtigkeit hinreichend gewährleisten und auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Hinweis

Wenn Sie sich für die Führung eines Fahrtenbuchs entscheiden, müssen Sie damit am ersten Tag des Geschäftsjahres (in der Regel das Kalenderjahr und somit an Neujahr) beginnen und dies über das gesamte Geschäftsjahr fortführen. Die Führung des Fahrtenbuchs zum Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrten und Kosten kann damit nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.

4.1    Zeitnahe Aufzeichnungen

Der Nachweis des Verhältnisses von dienstlichen zu privaten Fahrten setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch eine zeitnahe Führung voraus. Dies ist nicht mehr der Fall, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln und dem Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen sollten.

Zwingend ist daher, dass Sie die Aufzeichnungen sofort nach Fahrtende, zumindest jedoch am Ende eines Tages vornehmen.

4.2    Vollständige Aufzeichnungen

Aus den Aufzeichnungen müssen sich die gefahrenen Kilometer der beruflichen oder privaten Nutzung zuordnen lassen. Dazu sind bei dienstlichen Fahrten folgende Angaben notwendig:

  • Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt
  • Reiseziel und -zweck sowie die Route bei Umwegen
  • Namen der aufgesuchten Geschäftspartner
  • Geschäftlicher Grund für die dienstliche Fahrt
  • Wenn Sie während einer dienstlichen Fahrt auch private Abstecher machen, müssen Sie den Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufzeichnen.
  • Bei Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben.
  • Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit reicht wegen der Wiederholung jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
  • Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind.

Hinweis

Gehören Sie einem Berufsstand an, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, beispielsweise Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater, Arzt, Journalist oder Hebamme?

Dann reicht im Fahrtenbuch die Angabe „Mandanten- bzw. Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn deren Name und Adresse in einem getrennt vom Fahrtenbuch geführten Verzeichnis festgehalten werden.

4.3    Geschlossene Form

Da nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen ausgeschlossen bzw. zumindest deutlich erkennbar sein müssen, ist die Führung des Fahrtenbuchs in geschlossener Form erforderlich. Dies bedeutet, dass eine Sammlung loser Zettel, die die Aufzeichnungen enthalten, den Anforderungen nicht genügt.

4.4    Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch muss ebenfalls zeitnah geführt werden. Auch hier muss ausgeschlossen sein, dass Einträge im Nachhinein ohne Dokumentation verändert werden können.

Hinweis

Ein Fahrtenbuch, das mit einem Tabellenkalkulations­programm (beispielsweise Excel) geführt wird, erfüllt diese Anforderung nicht.

Bei elektronischen Fahrtenbüchern, Fahrtenbuch-Software oder Fahrtenbuch-Apps ist besondere Vorsicht geboten, da diese von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen werden. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen neben den formalen Anforderungen unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Die Hard- und Software muss ordnungsgemäß bedient werden.
  2. Geänderte Eingaben müssen sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch im Ausdruck eindeutig gekennzeichnet sein.
  3. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) unveränderlich aufbewahrt und gegebenenfalls wieder unverändert lesbar gemacht werden können. Bei Änderungen müssen die Änderungshistorie und der ursprüngliche Inhalt ersichtlich sein.
  4. Bei Betriebsprüfungen hat die Finanzverwaltung das Recht, auf elektronische Fahrtenbücher zuzugreifen. Aus diesem Grund muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbuchdaten maschinell ausgewertet werden können.
  5. Mittlerweile gibt es viele Navigationsgeräte mit Fahrtenbuchfunktion oder Smartphone-Apps, bei denen Datum, Kilometerstand und Fahrtziel automatisch erfasst werden. In solchen Fällen ist es zulässig, den Fahrtanlass nachträglich in einem Internetportal nachzutragen, wenn dies innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt geschieht.
  6. Wenn die Fahrtstrecken bei solchen elektronischen Fahrtenbuchsystemen über GPS berechnet werden, kann es vorkommen, dass der tatsächliche Tachostand von den elektronisch ermittelten Angaben abweicht. In diesem Fall sollten Sie den tatsächlichen Tachostand monatlich dokumentieren.

5      Sonstige Hinweise

5.1    Betriebliche und private Kfz-Nutzung

  • Zur privaten Nutzung gehören alle familiär veranlassten Strecken wie Besuchs-, Einkaufs- und Freizeitfahrten sowie die Fahrten der Familienangehörigen, die das Kfz mitbenutzen können.
  • Die bloße Behauptung, das Kfz werde nicht für Privatfahrten genutzt oder hierfür würde ausschließlich ein anderer Wagen genutzt, reicht nicht, um eine Versteuerung der Privatnutzung zu vermeiden. Der Bundesfinanzhof hat sogar in einem Urteil vom 06.02.2014 entschieden, dass allein die Möglichkeit der Privatnutzung zu einem geldwerten Vorteil führt.
  • Für Selbständige sind die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung betrieblich veranlasst.
  • Stellt die GmbH dem Gesellschafter-Geschäfts­führer ein Betriebs-Kfz zur Verfügung, gelten in der Regel die Vorschriften wie für fremde Arbeitnehmer hinsichtlich der lohnsteuerlichen Grundsätze.
  • Gehören mehrere Pkws zum Betriebsvermögen, kommt es grundsätzlich zum mehrfachen Ansatz der Privatnutzung über die Listenpreisregel. Darüber informiert Sie das Merkblatt „Pkw-Nutzung durch Unternehmer“, das wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen.
  • Hat eine Personengesellschaft mehrere privat nutzbare Fahrzeuge im Betriebsvermögen, erhöht sich die Nutzungsentnahme um jeden Beteiligten sowie dessen Angehörige, die das Fahrzeug ihrerseits privat nutzen.
  • Nutzen Freiberufler und Unternehmer ihren Betriebs-Pkw oder Arbeitnehmer einen von der Firma überlassenen Wagen, müssen sie für die Privatfahrten Steuern zahlen:

o  Beim Mitarbeiter wird ein geldwerter Vorteil zusätzlich zum Lohn als Sachbezug versteuert.

Selbständige müssen insoweit eine Gewinnerhöhung vornehmen.

o  Bei Gesellschaftern von KG, GbR oder OHG werden die Sonderbetriebseinnahmen erhöht.

o  Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH wird wie ein normaler Arbeitnehmer behandelt.

5.2    Wann ist welche Methode günstiger?

Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich günstiger, wenn

  • die Privatfahrten gering sind
  • die Gesamtfahrleistung des Kfz gering ist,
  • der Listenpreis des Wagens inklusive der Sonderausstattung hoch ist,
  • die Firma das Kfz mit hohem Rabatt erworben hat,
  • der Pkw bereits abgeschrieben ist,
  • ein Gebrauchtfahrzeug gefahren wird,
  • die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit hoch ist oder
  • Sie als Unternehmer mehrere Pkws im Betriebsvermögen halten, die alle privat genutzt werden.

Der nach dem Listenpreis mit 1 % berechnete geldwerte Vorteil ist hingegen niedriger und damit steuerlich günstiger, wenn

  • der Wagen viel oder ausschließlich privat gefahren wird,
  • der Pkw preiswert ist oder
  • die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit gering ist.

Hinweis

Verlangt der Arbeitgeber für die Nutzung eines Firmenwagen von Ihnen ein Entgelt, mindert dies den geldwerten Vorteil, maximal auf 0 €.

6      Fehlerfolgen

Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, kommt nachträglich die 1-%-Methode zur Anwendung und führt zumeist in der Konsequenz zu einem höheren Privatanteil. Die für die Aufzeichnungen aufgewendete Mühe war dann umsonst. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Es reicht daher nicht, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Nach Sinn und Zweck soll das Fahrtenbuch dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienen. Hierzu muss es

  • eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten,
  • mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein und
  • zur vollständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunkts enthalten.

Die häufigsten Fehler, die Betriebsprüfer beanstanden, sind folgende:

  • Das Fahrtenbuch erfüllt nicht die Formvorgaben eines geschlossenen Buchs.
  • Die Aufzeichnungen erfolgen nicht zeitnah, was durch ein über längere Zeit einheitliches Schriftbild auffällt.
  • Die Angaben sind unschlüssig. Dafür sprechen beispielsweise abweichende Kilometerstände der Werkstattrechnungen zum Fahrtenbuch oder differierende Ortsangaben von Tankquittungen.
  • Bei EDV-Aufzeichnungen ist eine Änderung der Daten im Nachhinein nicht ausgeschlossen, weil ein PC-Tabellenkalkulationsprogramm verwendet wurde.

Hinweis

Kleine inhaltliche Unregelmäßigkeiten müssen dabei noch nicht schädlich sein; das Fahrtenbuch kann – ebenso wie eine Buchführung – trotz einiger formeller Mängel aufgrund der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß eingestuft werden.

Sind jedoch gleich mehrere Angaben unplausibel und ergeben sich viele Widersprüche zwischen den Eintragungen und den Belegen, legen Finanzbeamte (insbesondere Betriebs- und Lohnsteuer-Außenprüfer) es der Besteuerung nicht mehr zugrunde.

7      Checkliste: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Die folgende Checkliste bietet Ihnen nochmals zusammengefasst die Voraussetzungen zur Berechnung des betrieblichen und privaten Fahrtanteils beim betrieblichen Kfz oder Firmenwagen durch die Führung eines Fahrtenbuchs. Diese soll Ihnen erleichtern, sich zwischen der häufig steuerlich besseren, aber aufwendigeren Fahrtenbuchmethode oder der im Vergleich dazu einfachen, aber steuerlich häufig weniger günstigen 1-%-Regelung ohne Aufzeichnungspflichten zu entscheiden.

  • Die Besteuerung des Privatanteils nach den tatsächlichen Kosten ist zwar aufwendiger, lohnt aber in vielen Fällen.
  • Grundvoraussetzung ist ein für ein ganzes Jahr bzw. ab Kauf eines Kfz ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Vom ersten Tag an sind sämtliche Fahrten ordnungsgemäß im Fahrtenbuch zu erfassen.
  • Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die Fahrten fortlaufend wiedergeben.
  • Die Kosten für das betroffene Fahrzeug müssen separat aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden.

Inhaltlich muss ein Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Amtliches Kennzeichen, damit feststeht, für welches Fahrzeug das Fahrtenbuch geführt wird
  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrt
  • Bitte beachten Sie:

o  Ein Fahrtenbuch mit gerundeten Kilometerangaben ist nicht ordnungsgemäß.

o  Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

o  Für Privatfahrten genügen Kilometerangaben.

o  Bei gemischten Fahrten mit dienstlichen und privaten Elementen muss der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet werden.

o  Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind.

o  Hinweise zur Strecke bei Umwegfahrten

  • Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
  • Grund der dienstlichen Fahrt
  • Bei Freiberuflern, die einer Schweigepflicht unterliegen (beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte), reicht im Fahrtenbuch die Angabe „Mandanten- bzw. Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn deren Name und Adresse in einem getrennt vom Fahrtenbuch geführten Verzeichnis festgehalten werden.
  • Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen.
  • Kleinere Aufzeichnungsmängel führen nicht generell dazu, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird. Es muss aber ansonsten plausibel sein und die zutreffende Aufteilung der Kosten gewährleisten.
  • Eine mittels PC erzeugte Datei, an der später noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt wird, stellt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.
  • Der Ausdruck einer Excel-Tabelle zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Fahrtenbuchangaben wird nicht anerkannt.

8      Umsatzsteuer

Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs unterliegt der Umsatzbesteuerung.

8.1    Überlassung an Mitarbeiter

Der bei der Fahrzeugüberlassung an einen angestellten Mitarbeiter ertragsteuerlich anzusetzende Wert ist grundsätzlich auch umsatzsteuerrechtlich anzusetzen. Für die Berechnung der Umsatzsteuer sind diejenigen Kosten herauszurechnen, die nicht mit Vorsteuern belastet sind. Der so ermittelte Wert ist der Nettowert ohne Umsatzsteuer; die Umsatzsteuer wird mit dem Regelsteuersatz (19 %) berechnet. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie die Familienheimfahrten aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung werden umsatzsteuerrechtlich den Privatfahrten des Arbeitnehmers zugerechnet und sind damit umsatzsteuerrelevant. Die Gesamtausgaben für die vorgenannten Leistungen umfassen auch die Ausgaben, bei denen ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist. Für umsatzsteuerrechtliche Zwecke erfolgt keine Kürzung der Anschaffungskosten um Aufwendungen, die auf das Batteriesystem bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen entfallen.

8.2    Private Kfz-Nutzung

Wenn Sie als Unternehmer die private Fahrzeugnutzung auf der Grundlage eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs ermitteln, ist die private Nutzung mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen anzusetzen. Es erfolgt keine Kürzung um Aufwendungen, die auf ein Batteriesystem bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen entfallen. Aus den Gesamtaufwendungen können Sie für die Berechnung der Umsatzsteuer die nicht mit Vorsteuern belasteten Ausgaben (z.B. Kfz-Versicherung) in der nachgewiesenen Höhe abziehen. Konnten Sie bei der Anschaffung keinen Vorsteuerabzug vornehmen (z.B. bei Erwerb des Kfz von einem Nichtunternehmer), müssen Sie nur die mit Vorsteuern belasteten Unterhaltskosten zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage heranziehen.

 

9      Beispiel für ein Fahrtenbuch

DatumAbfahrtAnkunft von nach Reiseroute Zweck der Reise/
Gesprächspartner
Gefahrene Kilometer Tachostand
geschäftlich privat Wohnung/
Arbeitsstätte
Beginn Ende
28.01.167.00 Uhr8.10 Uhr Musterstadt Musterdorf A4 bis Ausfahrt Musterdorf, dann bis Messe Herr Müller 87 1.000 1.087
28.01.1610.00 Uhr10.10 Musterdorf Musterhausen Privat 29 1.087 1.116

 


Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.Rechtsstand: November 2015Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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