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Jul 14

Mandanten-Rundschreiben: Offene Ladenkasse

Auszug aus einem Mandanten-Rundschreiben:

Sehr geehrte Damen und Herren,

aus Sicht der Finanzerwartung wird ihr Unternehmen voraussichtlich in die Kategorie „bargeld intensiver Betrieb“ eingeordnet. Dies bedeutet für Sie, dass an Ihre Aufzeichnung bezüglich der Bareinnahmen erhöhte Anforderungen gestellt werden. Zurzeit benutzen Sie nach meiner Kenntnis keine Registrierkasse, welche als Nachweis für die Einzelaufzeichnung genutzt werden kann. Sie benutzen vielmehr eine „offene Ladenkasse“, auf welche die Finanzverwaltung nun einen besonderen Fokus legt und vor allem an die Dokumentation der Aufzeichnungen erhöhte Anforderungen stellt. Diese werden im Rahmen einer Betriebsprüfung mitentscheidend für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung sein. Verstöße hiergegen können zu Aufschlagschätzungen durch die Finanzverwaltung führen.
Einsatz einer offenen Ladenkasse
Bei der sog. „offenen Ladenkasse1′ sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung – im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse/PC-Kasse – mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich.
Zu erfassen sind:
• Inhalt (Gegenstand/Dienstleistung) des Geschäfts
• Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners.
Ausnahme:
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) – täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich die Tageseinnahme ergibt.

• Die Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig.
• Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften.
• Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. – sofern möglich – mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus müssen Sie die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig.
Dies betrifft sie unabhängig davon, ob sie ihre Gewinne nach Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz ermitteln. In beiden Fällen sind sie an die obigen Anforderungen gebunden.
Sollten Sie aufgrund dieser Anforderungen den Einsatz einer Registrierkasse erwägen, bitte ich Sie sich mit mir in Verbindung zu setzen, da ab dem 1.1.2017 auch an Registrierkassen erhöhte Anforderungen gerichtet werden. Hierfür habe ich ebenfalls ein Schreiben vorbereitet, dass Sie bei mir abrufen können. In diesem Schreiben sind auch Erkenntnisse aus der Betriebsprüfung zu Anforderungen an Grundaufzeichnungen sowie Gedanken zum email-Verkehr enthalten.
Sollten Sie Fragen haben, vereinbaren Sie bitte einen persönlichen Beratungstermin. Hierbei können wir auf Ihre betrieblichen Besonderheiten eingehen und eine maßgeschneiderte Lösung erarbeiten.

Mit freundlichen Grüßen

Martin Breiter
Steuerberater

PS: Dieses Schreiben ersetzt keine individuelle Beratung und hilft Ihnen sich zu orientieren

 

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