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Jul 14

Mandanten-Rundschreiben: Registerkassen heute und ab 01.01.2017; Grundaufzeichnungen; Erkenntnisse aus den Betriebsprüfungen

Aus einem Rundschreiben an meine Mandanten:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wie Sie bereits wissen, sind bargeld-intensive Betriebe in den Fokus der Finanzverwaltung gerückt. Hierzu hat die Finanzverwaltung nun auch schriftlich Stellung genommen und frühere Verwaltungsschreiben und BFH-Urteile in einem Schreiben zusammengefasst. Grundsätzlich wird zwischen der Anwendung einer Registrierkasse und der Anwendung einer offenen Ladenkasse unterschieden.
Dieses Schreiben beschäftigt sich ausschliesslich mit dem Thema Registerkassen und Computerkassen.
Ich habe Ihnen nachfolgend das Schreiben der Finanzverwaltung auszugsweise dargestellt und mit Anmerkungen versehen. Einiges aus diesem Schreiben wird Ihnen bereits bekannt sein. Ich bitte Sie dennoch, dieses Schreiben gewissenhaft durchzulesen und die entsprechenden Anmerkungen bzw. Anforderungen umzusetzen.
Da sie eine Registrierkasse einsetzen gelten folgende Regelungen für Sie:
1. Was muss beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- oder PC-Kassen) aufgezeichnet und aufbewahrt werden? Pflicht schon in 2016, wenn das System aufrüstbar ist!
Grundsätzlich ist jede Einnahme und Ausgabe einzeln aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung erfolgt bei den alltäglichen Bargeschäften in der Regel mit einer Registrierkasse oder PC-Kasse, mit deren Hilfe diese Einzelaufzeichnung praktikabel wird.
Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
• jederzeit verfügbar,
• unverzüglich lesbar und
• maschinell auswertbar
aufbewahrt werden.
Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) vorgehalten werden. Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen muss also selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch „“herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch unmöglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Der Unternehmerin/dem Unternehmer obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters erforderlich. Anfallende Kosten trägt das Unternehmen. Die IT-Kassendienstleister werden auch über derzeitige und zu erwartende technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können.
Anmerkung:
o Schreiben Sie den Verkäufer/Dienstleister ihrer Registrierkasse an und fragen Sie nach, ob das von Ihnen benutzte Modell gemäß den Anforderungen der Finanzverwaltung aufgerüstet werden kann. Wenn dies der Fall ist, müssen sie sofort alle auf Rüstungen vornehmen lassen, die derzeit technisch möglich sind. Sofern keine Aufüstungen möglich sind lassen Sie sich dies bitte schriftlich bestätigen und nehmen Sie dieses Schriftstück zu ihren Akten.
o Sofern ihre Kasse zur Speicherung von Daten fähig ist prüfen Sie ob diese auslesbar sind und kümmern Sie sich bitte um eine Möglichkeit der Datensicherung für die nächsten 10 Jahre. Der Untergang der Daten wird Ihnen angelastet. Unabhängig davon, ob sie eine Schuld trifft oder nicht.
o Ab 01.01.2017 müssen Sie dann ein System benutzen, dass alle Anforderungen erfüllt.
2. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen bis zum 31.12.2016 – danach gelten die Regelungen unter 1. für alle Registerkassen ohne Ausnahme
Ist eine Aufrüstung der Registrierkasse nachweisbar technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung). In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden:
• alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere:
• Bedienungsanleitung Programmieranleitung
• alle Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreise) « Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä.
• alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-Forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
• alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen
• alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers
(fortlaufende sog. „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte). Dieser Ausdruck muss mindestens beinhalten:
• Name des Geschäfts
• Datum
• Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen) Retouren
• Entnahmen
• Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)
Anmerkung:
In dieser Aufstellung fehlen noch folgende Punkte, die auf einem Z-Bon enthalten sein müssen:
• Datum und Uhrzeit des Ausdrucks des Z-Bons
• Tagesumsatz
• Z-Nummer auf dem Bon

Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon
Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen durch Vorlage der Programmierungen. Zusätzlich ist es ratsam, alle weiteren vorhandenen Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse etc.).
Anmerkung:
Alle hier aufgestellten Voraussetzungen sind ab dem 1.1.2017 weiterhin vorzuhalten.
Darüber hinaus empfehle ich Ihnen den Monatsbon auszudrucken, auf dem sämtliche Monatsumsätze in einer Summe verzeichnet sind. Sollte Ihnen ein Z-Bon in einem Monat abhanden kommen entspricht zwar die Buchhaltung nicht mehr den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung, aber eine etwaige Zuschätzung – allein aus diesem Grund – ist durch den Monatsbon nach oben begrenzt.

Unabhängig von diesen Voraussetzungen besteht die Finanzverwaltung schon heute und auch in der Zukunft auf einer sturzfähige Kasse als Voraussetzung für die Einhaltung einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Hierbei ist nicht nur die Registrierkasse gemeint, sondern alle im Betrieb befindlichen Kassen und Geldbeutel müssen in physikalischer Auszählung der Geldbeträge dem Tages- Endbestand in ihrem Kassenbuch entsprechen.
Ab 2019 plant die Finanzverwaltung voraussichtlich das Institut der Registerkassennachschau zu nstallieren und in diesem Zusammenhang halte ich es für wahrscheinlich, dass auch stichprobenartig in manchen Betrieben ein Kassensturz durchgeführt wird, um festzustellen, ob der Kassenbestand dem tatsächlichen Geldbestand entspricht.
Ebenfalls ab 2019 plant die Finanzverwaltung weitere Änderungen an den Kassensystemen. Bitte klären Sie vor einem Kauf eines neuen Systems, ob diese für die geplanten Änderungen nachrüstbar ist.
Sicher ist jedoch, dass der Betriebsprüfer in den kommenden Prüfungen einen Kassensturz des aktuellen Tages machen wird. Abweichungen in der Kasse, die nicht begründbar sind oder eine gewisse Höhe übersteigen fließen in die aktuelle Betriebsprüfung mit ein.
3. Anmerkungen für zukünftige Betriebsprüfungen
Abschließend ist aus den Erfahrungen aus Betriebsprüfungen noch zusätzlich festzuhalten, dass Grundaufzeichnungen bei künftigen Betriebsprüfungen eine immer größere Rolle spielen.
Zu den Grundaufzeichnungen gehören zum Beispiel:
• Terminkalender einschlägiger Branchen (Friseure, Nagelstudios, Kfz Betriebe …) in denen die Kunden in der Regel namentlich bekannt sind und Termine vereinbart werden.
• Bestellbücher, in denen Bestellungen mit Kundennamen eingetragen werden
• Zählprotokolle für Inventurunterlagen.
• Geschäftskorrespondenz
• Kalkulationsunterlagen
• E-Mail Verkehr
• Wareneingangsbuch

Diese Aufstellung ist nicht abschließend und kann sich je nach Gewerbe um typische Unterlagen – die in der Regel nur in diesen Betrieben angefertigt werden, um den laufenden Geschäftsbetrieb zu gewährleisten oder betriebswirtschaftliche Erkenntnisse zu gewinnen – erweitern. Letztendlich geht es meiner Prüfung darum, dass der Prüfer versucht bestehende Buchhaltungszahlen zu verproben. Diese Unterlagen sind ebenfalls 10 Jahre aufzuheben und bei der Prüfung auf Nachfrage dem Prüfer vorzulegen.
Übergreifend gilt, dass digital erstellte Arbeitsunterlagen, Belege etc. im Rahmen der Buchführung auch digital für 10 Jahre vorgehalten werden müssen.

Zum E-Mail Verkehr habe ich nun folgende Überlegung:
Sowie Sie in der Regel ein Privatkonto neben ihrem betrieblichen Konto führen sollten, empfehle ich Ihnen ebenfalls ein privates E-Mail Konto neben ihrem betrieblichen E-Mail Konto zu führen. Diese privaten E-Mails – sofern sie keine betrieblichen Belange beinhalten – müssen dann nicht archiviert werden.
Eine spätere Trennung von privaten Themen und den betrieblichen Themen innerhalb des betrieblichen E-Mail Kontos dürfte sich sehr schwierig gestalten und gestattet dem Betriebsprüfer vermeidbare Einblicke in Ihr Privatleben.
Die Veränderungen sind vielfältig und bringen mit Sicherheit Probleme oder Fragen bei der Umsetzung mit sich. Bitte vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin, damit Sie für die Umstellungen gerüstet sind.

Mit freundlichen Grüßen

Martin Breiter

Steuerberater

Dieses Schreiben ersetzt keine individuelle Beratung und dient als Orientierungshilfe in Zeiten des Wandels

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